Come ogni anno nelle scorse settimane ho tenuto una lectio magistralis all’Università Bocconi per il corso “Strumenti e tecniche per presentazioni efficaci”
Il corso organizzato da Massimo Ballerini docente Bocconi , insieme agli amici e colleghi Simona Capurso, Cesare Gallarini e Stefano Gallarini, ha come scopo di fornire le conoscenze necessarie per affrontare in modo professionale la messa a punto di un’efficace presentazione utilizzando strumenti e tecniche innovativi.
Negli anni scorsi avevo presentato alcune case history significative della mia vita professionale nell’ambito degli eventi e nella produzione di format crossmediali, per evidenziare l’importanza della creatività e di uno storytelling efficace nella progettazione di una presentazione.
Fra i casi che ho raccontato c’è anche UNA STORIA DI INNOVAZIONE NEGLI EVENTI: IL 1° VIRTUAL PRESENTER PER L’ EVENTO PUBLITALIA, evento che mi piace sempre raccontare per le sue peculiarità.
Quest’anno ho deciso di preparare un intervento che ho intitolato: “IL FUTURO DEGLI EVENTI È IBRIDO” – L’EVOLUZIONE DEGLI EVENTI IBRIDI E LE OPPORTUNITÀ CHE OFFRONO.
“IL FUTURO DEGLI EVENTI È IBRIDO”
La forma degli eventi sta infatti cambiando così come gli strumenti a disposizione sia per la produzione e sia l’analisi dell’efficacia.
Ecco il motivo perché e ho ritenuto interessante spiegare lo scenario di un processo di grande cambiamento in corso nel settore degli eventi, che sta avendo un impatto anche sulla progettazione dei contenuti e sulle modalità di fruizione.
Sì, l’ibridazione degli eventi è diventata una tendenza significativa ed è destinata a plasmare il futuro del settore degli eventi.
Prima di entrare nel merito dell’argomento è importante capire come si è arrivati a questo scenario.
L’idea di eventi ibridi ha radici nella crescente adozione delle tecnologie di comunicazione online negli ultimi 2 decenni, quindi ho posto una domanda :
QUANDO SI COMINCIARONO A FARE LE PRIME SPERIMENTAZIONI CON GLI EVENTI IBRIDI?
Le prime sperimentazioni sugli eventi ibridi cominciarono tra il 1999 e i primi anni 2000, ed io con il mio team di Equart fui un pioniere.
Rispondendo a questa domanda in fase di preparazione, mi sono ritornati subito in mente le Web Tv delle fiere di SMAU, IBTS e FORUM PA che furono i primi eventi ibridi che progettati e realizzai con il mio team proprio in quegli anni.
20/25 anni fa produrre un evento digitale in live streaming non era affatto semplice:
- non esistevano le piattaforme di video-comunicazione
- i mezzi tecnologici per gli eventi digitali erano sperimentali,
- la connettività fissa a banda larga era sperimentale
- la connettività mobile a banda larga non esisteva
- la connessione non era stabile
- il video era erogabile solo in bassa qualità
- ma soprattutto l’audience non era matura!
GLI EVENTI IBRIDI … LA SOLUZIONE ANNUNCIATA
Gli eventi ibridi cominciano ad avere un serio sviluppo solo dopo il 2010 e rappresentano l’evoluzione più rivoluzionaria nel settore.
Permettono di combinare elementi fisici e virtuali per offrire un’esperienza coinvolgente sia ai partecipanti presenti in loco sia a quelli in presenza remota.
L’ibridazione degli eventi si stava annunciando come la soluzione innovativa per superare le limitazioni temporali e logistiche e offrire un’opportunità di partecipazione più ampia.
La tecnologia aveva già fatto passi da gigante negli ultimi 10 anni, ma pochi a inizio 2020 sapevano usarla bene e avevano realmente intenzione di adottarla.
Nel 2020 cambia tutto
NEL 2020 ARRIVA LA PANDEMIA E CAMBIA TUTTO
La vita reale si trasferisce improvvisamente online!
Solo in Italia il settore della meeting industry, crolla nel 2020 con un drammatico -83,8% e il 55% di eventi cancellati rispetto al 2019.
L’emergenza Covid-19 obbliga a un improvviso profondo cambiamento.
Nell’impossibilità di realizzare eventi dal vivo, la digitalizzazione offre soluzioni innovative e alternative e gli eventi virtuali e poi ibridi diventano la soluzione e le piattaforme di videoconferenza hanno uno sviluppo incredibile, un vero e proprio boom.
COS’È UN EVENTO IBRIDO
L’evento ibrido è la combinazione di un evento classico, con un evento digitale.
L’evento ibrido è la combinazione di un evento classico, con un evento digitale.
L’evento viene svolto dal vivo, con speaker e partecipanti in presenza in una location fisica, come una sala conferenze o un centro congressi, e contemporaneamente è fruibile anche digitalmente da remoto, da persone che non sono presenti fisicamente, attraverso strumenti di comunicazione online e piattaforme digitali.
VANTAGGI DEGLI EVENTI IBRIDI
- ESPANSIONE DELL’AUDIENCE: Accesso a partecipanti fisici e virtuali provenienti da tutto il mondo
- MIGLIORE ACCESSIBILITÀ: Un evento accessibile direttamente dalla propria abitazione o dal proprio ufficio risulta inclusivo, offrendo la possibilità di partecipare a chiunque sia interessato, senza limitazioni.
- MIGLIORE FLESSIBILITÀ NELLA PARTECIPAZIONE: Possibilità di partecipare in loco o da remoto, offrendo opzioni ai partecipanti per partecipare anche a singoli speech/sessioni
- MAGGIOR COINVOLGIMENTO DEI PARTECIPANTI: Gli eventi ibridi offrono diverse soluzioni per coinvolgere attivamente i partecipanti sia in loco che da remoto, attraverso strumenti digitali interattivi come chat, sondaggi, domande e risposte, sondaggi in tempo reale e piattaforme di networking,
- RIDUZIONE DEI COSTI DI VIAGGIO E LOGISTICA: Minore necessità di viaggi e alloggi e pasti per i partecipanti virtuali e per i relatori virtuali, costi più bassi per la scelta della location
- ROI MASSIMIZZATO (RETURN OF INVESTMENTS): sfruttando i dati raccolti durante la fase di lead generation quindi anche con campagne di re-marketing.
LA SOSTENIBILITÀ È UNO DEI VANTAGGI PIÙ IMPORTANTI
Tra i vantaggi più importanti degli eventi virtuali c’è sicuramente la sostenibilità.
Molte aziende oggi sono molto attive nella riduzione del loro impatto sull’ambiente e sull’inquinamento atmosferico
Progettare eventi virtuali e ibridi significa ridurre sensibilmente i viaggi programmati e le attività previste, con le conseguenti emissioni di CO2.
I dati dell’impatto ambientale di un evento fisico infatti sono veramente rilevanti come ho spiegato durante il mio intervento e il confronto con un evento ibrido sono veramente impietosi.
9 MOTIVI PER PUNTARE SUGLI EVENTI IBRIDI
- 1. LA DIFFUSIONE: si può ampliare la propria audience raggiungendo pubblici più vasti senza aggiungere ingenti investimenti economici.
- 2. IL COINVOLGIMENTO: Stimolano maggiormente la partecipazione attiva del pubblico e degli stakeholder grazie all’utilizzo delle tecnologie, che moltiplicano gli strumenti di interazione a disposizione.
- 3. LA CREATIVITÀ: Stimolano a sviluppare nuove soluzioni e a ragionare fuori dagli schemi tradizionali.
- 4. LA QUALITA’ DELLA COMUNICAZIONE: spingono a migliorare l’organizzazione, la progettazione dei contenuti con uno storytelling adeguato e a ragionare l’evento come una produzione televisiva.
- 5. LA PRESENZA DI SPEAKER DI RILIEVO: la possibilità di connettersi da remoto consente di invitare ospiti autorevoli provenienti da qualsiasi parte del mondo, senza particolari difficoltà organizzative e costi legati alle trasferte
- 6. IL COLLEGAMENTO FRA EVENTI: Il format ibrido consente di mettere in collegamento più eventi contemporaneamente quello principale e altri eventi “satellite”.
- 7. IL CICLO DI VITA DEI CONTENUTI: allunga la durata dell’evento, grazie a sessioni trasmesse in differita, conversazioni sui social e materiali degli speech disponibili in archivio per il download.
- 8. LA CONDIVISIBILITÀ DEI CONTENUTI: a conclusione dell’evento I contenuti hanno un più elevato grado di condivisibilità, grazie al fatto che possono utilizzare molteplici canali di distribuzione.
- 9. IL MONITORAGGIO E ANALISI: si può tracciare la presenza e il comportamento del pubblico con maggior efficacia.
IL FORMAT PIÙ POTENTE E INNOVATIVO PER GESTIRE ATTUALMENTE EVENTI IBRIDI
In questo scenario THE CIRCLE è sicuramente il format più innovativo e potente per la gestione di Eventi Ibridi, è con Avriolab siamo diventati partner sia per lo sviluppo e la commercializzazione.
Durante la lezione ho effettuato un collegamento con Alma Tagliaferri Cofounder insieme a Sergio Rinaldi della startup Kirin che ha sviluppato THE CIRCLE, proprio per comprendere tutte le peculiarità del sistema.
COS’È THE CIRCLE
THE CIRCLE é la miglior soluzione sul mercato per la fusione tra il virtuale e il fisico per generare un unico luogo in cui far convivere efficacemente due audience distinte.
Il format THE CIRCLE permette di rendere efficace la comunicazione a distanza grazie a una piattaforma totalmente interattiva che può gestire ora fino a 1.000 persone tutte visibili su schermo su un totale di 10.000 collegate in modalità interattiva, interagendo fra loro e con i relatori in presenza.
Per approfondire tutte le caratteristiche di THE CIRCLE consiglio di leggere il post
e guardare il video del Teaser di The Circle:
È stato sicuramente interessante condividere, proprio con un collegamente durante la lezione, opinioni e informazioni con Alma Tagliaferri sullo scenario evolutivo e sul futuro degli eventi ibridi, che si prefigura molto promettente.
IN CONCLUSIONE “IL FUTURO DEGLI EVENTI È IBRIDO”
Con una combinazione efficace di esperienze fisiche e virtuali, gli eventi ibridi offrono la possibilità di raggiungere un pubblico più ampio, creare connessioni globali e fornire un’esperienza coinvolgente una maggiore personalizzazione.
La vera sfida è offrire un valore concreto ai partecipanti: stimolare la partecipazione e mantenere viva la discussione anche quando l’evento si è concluso.
Ogni evento ha una ragione unica di esistere, capace di determinare gli obiettivi che l’organizzatore si pone in merito!
Le più importanti decisioni di progettazione dell’evento si fondano su questi obiettivi ed è importante definire sempre come misurare il successo dell’evento!
Il design dell’evento si sta evolvendo con una velocità impressionante e personalmente sono entusiasta di tutte le novità che si prospettano in questo settore.
Avere buona strategia di base è fondamentale, nel comprendere le proprie audience, perchè è importante ricordare sempre che negli eventi ibridi ci sono 2 audience I partecipanti in presenza e i partecipanti collegati da remoto ed è necessario rispettare i bisogni e le aspettative di ognuno di loro.
La parola chiave è Partecipazione o Engagement
Utilizzare al meglio le risorse e ridurre al minimo gli sprechi.
Introdurre elementi come creatività, originalità e long-term thinking.
È in corso un cambiamento in base al quale gli eventi ibridi saranno la nuova normalità.
Ma si tratta di qualcosa di più di un cambiamento di approccio agli eventi, è un cambiamento di mentalità che ci consentirà di creare un nuovo tipo di evento che crei comunità, approfondisca i rapporti e metta le persone e le loro esperienze al primo posto.
Per ogni informazione e approfondimento potete scriverci una mail a marketing@avriolab.com.
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